外国人を雇い入れた場合や外国人が離職した場合、事業主はハローワークに「外国人雇用状況届出」を行う義務があります。届出を怠ったり虚偽の届出をした場合は、三十万円以下の罰金が科される可能性があるため、正確に行わなければなりません。この記事では、外国人雇用状況届出書の書き方を記入例とともに解説し、届出が必要なケースと不要なケース、提出方法や期限、よくある間違いまで実務目線でお伝えします。
目次
外国人雇用状況届出とは
外国人雇用状況届出は、すべての事業主に課された法律上の義務です。雇用対策法（現在の正式名称は「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律」）第二十八条に基づき、外国人労働者の雇入れ・離職の際にハローワークへ届出を行わなければなりません。
この届出の目的は以下のとおりです。
- 外国人労働者の雇用管理の改善を図ること
- 外国人労働者の雇用状況を行政が適切に把握すること
- 不法就労の防止に資すること
- 離職した外国人への再就職支援に活用すること
届出の対象となるのは、日本国籍を有しないすべての外国人労働者です。正社員だけでなく、パート・アルバイト・派遣社員など雇用形態にかかわらず届出が必要です。
届出が必要なケースと不要なケース
すべての外国人について届出が必要なわけではありません。届出の要否を正しく判断するために、ケースごとに整理します。
届出が必要なケース
| ケース | 具体例 | 届出の種類 |
|---|---|---|
| 外国人を新たに雇い入れた場合 | 就労ビザで来日した外国人を正社員として採用 | 雇入れの届出 |
| 外国人が離職した場合 | 外国人社員が退職した、契約期間が満了した | 離職の届出 |
| 外国人のアルバイトを雇い入れた場合 | 留学生をアルバイトとして雇用 | 雇入れの届出 |
| 外国人のアルバイトが離職した場合 | 留学生のアルバイトが辞めた | 離職の届出 |
| 派遣元が外国人派遣労働者を雇い入れた場合 | 派遣会社が外国人を派遣社員として雇用 | 雇入れの届出（派遣元が届出） |
届出が不要なケース
以下のケースでは届出は不要です。
- 特別永住者：在日韓国・朝鮮人など、入管特例法に基づく特別永住者は届出対象外
- 外交・公用の在留資格を持つ外国人
- 日本国籍を取得した方（帰化して日本人になった方）
「永住者」は届出の対象であることに注意してください。「特別永住者」と「永住者」は異なります。永住者は一般の在留資格の一種であり、届出が必要です。この点を間違える事業主は少なくありません。
届出の方法と期限
届出方法は、外国人が雇用保険の被保険者となるかどうかで手続きが異なります。
雇用保険の被保険者となる場合
雇用保険の加入要件を満たす外国人（週の所定労働時間が二十時間以上で三十一日以上の雇用見込みがある場合）は、雇用保険の資格取得届・資格喪失届に外国人に関する情報を記載して届出ます。別途「外国人雇用状況届出書」を提出する必要はありません。
| 届出の種類 | 届出書類 | 届出期限 |
|---|---|---|
| 雇入れ | 雇用保険被保険者資格取得届（外国人欄を記載） | 雇入れの翌月10日まで |
| 離職 | 雇用保険被保険者資格喪失届（外国人欄を記載） | 離職の翌日から起算して10日以内 |
雇用保険の被保険者とならない場合
雇用保険に加入しない外国人（短時間のアルバイトなど）の場合は、「外国人雇用状況届出書」（様式第三号）を使用します。
| 届出の種類 | 届出書類 | 届出期限 |
|---|---|---|
| 雇入れ | 外国人雇用状況届出書（様式第三号） | 雇入れの翌月末日まで |
| 離職 | 外国人雇用状況届出書（様式第三号） | 離職の翌月末日まで |
届出先
届出先は事業所を管轄するハローワークです。窓口での提出のほか、郵送やオンライン（電子申請）での届出も可能です。
オンライン届出は、厚生労働省が運営する「外国人雇用状況届出システム」を利用します。事前にユーザーIDとパスワードの登録が必要ですが、24時間いつでも届出ができるため便利です。また、「e-Gov電子申請」からも届出が可能です。
外国人雇用状況届出書の記入方法と記入例
ここでは、雇用保険の被保険者とならない外国人について使用する「外国人雇用状況届出書」（様式第三号）の記入方法を解説します。
記入が必要な項目
| 記入項目 | 記入内容 | 注意点 |
|---|---|---|
| 氏名 | 在留カードに記載されたとおりのローマ字表記 | 在留カードの表記と一字一句一致させる。漢字氏名がある場合は漢字も記入 |
| 在留資格 | 在留カードに記載された在留資格 | 「技術・人文知識・国際業務」など正確に記載 |
| 在留期間 | 在留カードに記載された在留期間 | 「3年」「1年」などの期間を記入 |
| 在留期間の満了日 | 在留カードに記載された満了日 | 西暦で記入 |
| 生年月日 | 在留カードに記載された生年月日 | 西暦で記入 |
| 性別 | 男性・女性のいずれかを選択 | 在留カードの記載に基づく |
| 国籍・地域 | 在留カードに記載された国籍・地域 | 「中国」「ベトナム」「フィリピン」など |
| 資格外活動許可の有無 | 資格外活動許可を受けている場合は「有」 | 在留カード裏面を確認 |
| 在留カード番号 | 在留カードに記載された番号 | アルファベットと数字の12桁 |
| 雇入れ年月日または離職年月日 | 実際に雇入れた日または離職した日 | 西暦で記入 |
| 届出事業所 | 事業所名、所在地、電話番号、事業主氏名 | 雇用保険適用事業所番号がある場合はそれも記入 |
記入時のよくある間違い
届出書の記入で特に間違いが多いポイントを挙げます。
- 氏名の表記ミス：在留カードのローマ字表記と異なるスペルで記入してしまう。姓と名の順序を逆にしてしまうケースも多い
- 在留資格の記載ミス：「技人国」などの略称で記入してしまう。正式名称「技術・人文知識・国際業務」で記入する
- 「特別永住者」を届け出てしまう：特別永住者は届出不要。特別永住者証明書と在留カードを混同しないこと
- 在留カード番号の転記ミス：数字とアルファベットの読み間違い（「0」と「O」、「1」と「I」など）
- 届出期限の間違い：雇用保険の被保険者になるかどうかで期限が異なることを認識していない
雇用保険の資格取得届への記入（被保険者の場合）
雇用保険の被保険者となる外国人の場合は、雇用保険被保険者資格取得届の「17 被保険者氏名（ローマ字）」欄から「22 在留カード番号」欄に外国人に関する情報を記入します。記入する内容は外国人雇用状況届出書と同様に、在留カードの情報をそのまま転記します。
届出を怠った場合の罰則
外国人雇用状況届出を怠った場合、または虚偽の届出をした場合は、三十万円以下の罰金が科される可能性があります（労働施策総合推進法第四十条第一項第二号）。
罰則が適用される具体的なケースは以下のとおりです。
- 届出自体を行わなかった場合
- 届出期限を過ぎて届出をした場合（期限後でも届出は受理されるが、罰則の対象にはなり得る）
- 虚偽の内容を届け出た場合
- 届出内容に重大な誤りがあった場合
実務上、届出期限をわずかに過ぎた程度で直ちに罰則が適用されるケースは少ないものの、届出義務を認識していながら繰り返し届出を怠った場合や、不法就労に関連して届出の不備が発覚した場合は、厳しく対処される可能性があります。
また、届出を正しく行っていない企業は、外国人労働者の在留期間更新や在留資格変更の申請時に、入管から「適正な雇用管理ができていない」と評価される可能性があります。結果として、申請が不許可になるリスクも考慮しておく必要があります。
電子届出の方法と注意点
外国人雇用状況届出は、オンラインでの電子届出にも対応しています。多数の外国人を雇用する企業や、ハローワークへの来所が難しい企業にとっては便利な方法です。
外国人雇用状況届出システムの利用手順
- 厚生労働省「外国人雇用状況届出システム」のウェブサイトにアクセスする
- 初回利用時にユーザー登録を行う（事業所情報を入力し、ユーザーIDとパスワードを取得）
- ログインし、届出情報を入力する
- 入力内容を確認し、送信する
- 届出完了の画面が表示されれば届出完了
電子届出の注意点
- ユーザー登録には事業所の雇用保険適用事業所番号が必要（雇用保険に未加入の事業所は別途手続きが必要）
- 電子届出でも届出期限は紙の届出と同じ
- システムメンテナンス期間中は届出ができないため、期限直前の届出は避ける
- 届出完了後の控えは画面に表示されるため、必ず印刷またはPDF保存しておく
（外国人雇用状況届出は手続き自体はシンプルですが、在留カードの情報を正確に転記することが重要です。特に複数の外国人を雇用している企業では、届出の漏れや期限切れが発生しやすいため、管理体制を整えておくことをおすすめします。当事務所「在留資格センター」では、届出に関するご相談も承っております）
