所属機関のカテゴリー1〜4とは？区分の判定方法と必要書類の違いを解説

入管に就労ビザを申請するとき、最初に決めなければならないのが「所属機関（受入れ企業）のカテゴリー」です。カテゴリー1から4までの4区分があり、どこに該当するかで提出書類の量が数点から十数点まで変わります。この記事では、技術・人文知識・国際業務（技人国）をはじめとする主要な就労資格を前提に、カテゴリーの判定方法、必要書類の違い、審査期間や在留期間への影響、新設企業がカテゴリーを上げていく流れを実務ベースで整理します。

入管のカテゴリーは所属機関の規模と納税実績で決まる4段階の区分

入管が定めるカテゴリーとは、申請人を受け入れる企業や団体（所属機関）を、規模や納税実績によって4段階に区分する仕組みです。区分の目的は単純で、社会的信用が客観的に確認できる機関ほど、企業側の書類を省略させて審査を効率化するというものです。

カテゴリーは外国人本人の能力や経歴を評価するものではなく、あくまで受入れ側の属性です。同じ人物が同じ職務内容で申請しても、勤め先が上場企業ならカテゴリー1、設立3か月のスタートアップならカテゴリー4となり、求められる書類の厚みがまったく違ってきます。（この点を知らずに「同じ職種なのに、なぜ前の会社のときより書類が多いのか」と驚く人事担当者は毎年います）

カテゴリーは就労ビザの取得条件と申請方法の中でも「企業側が最初に確定させるべき前提条件」に位置づけられます。ここを間違えると、提出書類のセットが丸ごとずれてしまいます。

カテゴリーは在留資格ごとに定められ、就労系では共通の考え方が採られている

カテゴリー区分は入管法そのものに書かれた制度ではなく、在留資格ごとの提出書類一覧の中で設定されている運用上の区分です。そのため、在留資格によって細部の扱いが異なる部分があります。

本記事では、企業からの相談が最も多い技術・人文知識・国際業務（技人国）を前提に説明します。技能、介護、興行、企業内転勤、高度専門職、特定技能などでも同様のカテゴリー区分が用いられていますが、資格によって追加書類が異なるため、申請前に必ず該当する在留資格の提出書類一覧を確認してください。

カテゴリーが上がるほど企業側の提出書類は劇的に減る

カテゴリー1・2では、企業に関する資料はカテゴリーを証明する1点だけで足りるのが原則です。一方でカテゴリー3では登記事項証明書や決算文書、雇用契約書などが加わり、カテゴリー4になると事業計画書や事業所の実在を示す資料まで求められます。数字で言えば、カテゴリー1の申請で企業が用意する書類は実質1〜2点、カテゴリー4では10点前後です。この差は準備工数だけでなく、審査期間にも直結します。

カテゴリー1は上場企業と公的機関、カテゴリー4は新設企業が該当する

出入国在留管理庁が示す4区分の定義は以下のとおりです（出典 出入国在留管理庁「在留資格『技術・人文知識・国際業務』」）。

上場企業はカテゴリー2ではなくカテゴリー1に該当する

検索の現場で目立つ誤解が「上場企業はカテゴリー2」というものです。正しくは、日本の証券取引所に上場している企業はカテゴリー1です。プライム市場・スタンダード市場・グロース市場のいずれであっても区別はありません。

実務では、上場・公的機関・独立行政法人といった明確な属性に当てはまらない一般企業は、まずカテゴリー2かカテゴリー3のどちらかを検討することになります。

カテゴリー2はオンラインシステムの利用申出承認でも到達できる

カテゴリー2の入口は2つあります。1つは源泉徴収税額1,000万円以上という納税実績のルート、もう1つが在留申請オンラインシステムの利用申出について承認を受けているというルートです。後者は納税額の水準にかかわらず該当するため、源泉徴収税額が1,000万円に届かない中小企業でも、利用申出を行って承認を得ればカテゴリー2として簡素化された書類で申請できます。

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カテゴリー4は「法定調書合計表を出せない機関」という意味

カテゴリー4は「業績が悪い企業」ではありません。前年分の法定調書合計表を税務署に提出していない、または提出できない機関という技術的な定義です。設立直後で前年の給与支払実績がない新設法人、これまで従業員を雇っていなかった個人事業主、事業を開始したばかりの外国資本の日本法人などが典型例です。

したがって、資本金1億円で設立された会社であっても、初年度であればカテゴリー4です。（資本金の額とカテゴリーは無関係です。ここは本当によく質問を受けます）

自社のカテゴリーは法定調書合計表の源泉徴収税額欄で判定する

判定手順はシンプルです。上から順に当てはめて、最初に該当したところが自社のカテゴリーになります。

• 上場企業・国・地方公共団体・独立行政法人・公益法人などに該当するか確認する（該当すればカテゴリー1）
• 前年分の法定調書合計表の源泉徴収税額が1,000万円以上か、またはオンラインシステムの利用申出承認を受けているか確認する（該当すればカテゴリー2）
• 前年分の法定調書合計表を税務署に提出しているか確認する（該当すればカテゴリー3）
• いずれにも当てはまらなければカテゴリー4

確認すべきは「給与所得の源泉徴収票合計表」の源泉徴収税額欄

法定調書合計表（正式には「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」）は、毎年1月31日までに税務署へ提出する書類です。1枚の様式の中に給与所得・退職所得・報酬料金・不動産使用料などの区分がありますが、カテゴリー判定で見るのは一番上の「給与所得の源泉徴収票合計表」の欄にある源泉徴収税額です。

経理担当者が報酬・料金等の欄の金額を合算して「1,000万円を超えているのでカテゴリー2です」と申告してくるケースがありますが、これは誤りです。合算はしません。給与所得区分の源泉徴収税額のみで判定します。

源泉徴収税額1,000万円は正社員おおむね100名規模が一つの目安

目安として、平均年収500万円前後の正社員がおおむね100名を超えるあたりから、源泉徴収税額が1,000万円に近づいてきます。ただし役員報酬が高額な企業や高給与のエンジニアを多く抱える企業では従業員50名程度でも超えることがあり、逆にパート・アルバイト中心の事業所では従業員200名でも届かないことがあります。結局は実際の法定調書合計表を見るしかありません。人数から推測すると、申請直前に「カテゴリー3だった」と判明して書類集めをやり直す羽目になります。

必要書類はカテゴリー1・2なら数点、カテゴリー4では10点前後まで増える

技人国の在留資格認定証明書交付申請を例に、カテゴリー別の提出書類を整理します。

カテゴリー1・2は申請書とカテゴリー証明資料だけで完結する

カテゴリー1・2で企業が用意するのは、実質的にカテゴリーを証明する資料1点だけです。カテゴリー1なら四季報の写しや日本の証券取引所に上場していることを証明する文書の写し、カテゴリー2なら前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写しになります。卒業証明書も雇用契約書も原則として不要です。（大企業の人事から「本当にこれだけでいいのか」と何度も確認されますが、本当にこれだけです）

カテゴリー3では雇用契約と学歴・職歴の裏づけが本格的に求められる

カテゴリー3から審査の質が変わります。申請人の卒業証明書、職務内容を明記した労働条件通知書または雇用契約書の写し、登記事項証明書、事業内容がわかる会社案内、直近年度の決算文書の写しが必要になります。

ここで最も見られるのが、雇用契約書に書かれた職務内容と、申請人の学歴・職歴との関連性です。技人国であれば、大学での専攻や実務経験と業務内容に合理的な関連性がなければ許可は下りません。契約書の職務欄が「営業事務全般」のように抽象的だと、入管から具体的な業務内容の説明を求められます。

決算文書についても、直近期が債務超過や大幅な赤字である場合は、事業の継続性を説明する追加資料を求められることがあります。単に「今期は回復見込みです」と書くだけでは説明として弱いのが実情です。

カテゴリー4は事業計画書と資金の裏づけまで踏み込んで見られる

カテゴリー4では、決算文書がない代わりに事業計画書の提出が必要になります。加えて、前年分の法定調書合計表を提出できない理由を明らかにする資料（給与支払事務所等の開設届出書の写しなど）も求められます。

最も丁寧に作り込むべきは事業計画書です。売上・原価・人件費の見通しが数字で示され、その根拠となる取引先や受注見込みが説明されているかを入管は見ます。外国人1名を雇用しても事業が継続できるだけの収益構造になっているかが実質的な審査ポイントです。事業所の実在性も確認されるため、バーチャルオフィスや代表者の自宅住所のみで申請すると、写真や賃貸借契約書の追加提出を求められる可能性が高くなります。（レンタルオフィスでも許可は出ますが、区画が独立していることを写真で示す準備はしておくべきです）

申請の背景事情を補足する申請理由書を添えると、審査官に事業の全体像が伝わりやすくなります。カテゴリー4では特に効果が大きい書類です。

カテゴリー3・4では2026年4月から代表者に関する申告書と言語能力の資料が追加された

2026年4月15日以降の申請から、技人国のカテゴリー3・カテゴリー4に該当する所属機関には、新たに「所属機関の代表者に関する申告書」の提出が求められています。あわせて、言語能力を用いた対人業務に主として従事する場合は、CEFR・B2相当の言語能力を証する資料が必要になりました（出典 出入国在留管理庁「在留資格『技術・人文知識・国際業務』」）。

日本語能力はJLPT・N2以上などで証明できる

日本語を用いた対人業務の場合、CEFR・B2相当の日本語能力があると扱われるのは、日本語能力試験（JLPT）N2以上に合格している場合、BJTビジネス日本語能力テストで400点以上を取得している場合、日本の大学を卒業している場合、日本で義務教育を修了し高等学校を卒業している場合、日本に長期間在留している場合などです。

日本の大学を卒業した新卒採用であれば、卒業証明書がそのまま言語能力の証明を兼ねます。一方、海外の大学を卒業して日本語で接客業務に従事する人材は、JLPTの合格証明書を採用前に確認してください。試験は年2回しか実施されないため、内定後に慌てても間に合いません。

カテゴリーが低いと審査期間が長く在留期間も短く出やすい

カテゴリーの影響は書類の枚数だけではありません。実務上は、審査期間と許可される在留期間にもはっきりした傾向が出ます。

カテゴリー4は認定証明書の交付まで2〜3か月かかることがある

出入国在留管理庁は全国の地方出入国在留管理局における在留審査処理期間の平均日数を公表しています（出典 出入国在留管理庁「在留審査処理期間」）。公表値は在留資格や時期によって幅がありますが、実務の感覚として、カテゴリー1・2の在留資格認定証明書交付申請は3週間から1か月半程度で結果が出ることが多い一方、カテゴリー4では2〜3か月かかるケースが目立ちます。

差が生まれる理由は明快で、提出書類が多いぶん確認事項が増え、追加資料の提出通知が出る頻度も高いためです。追加資料の求めが1回入ると、対応期間を含めて1か月前後は後ろにずれます。在留資格認定証明書（COE）交付申請で海外から人材を呼び寄せる場合、入社予定日から逆算して4か月前には準備を始めておくのが安全です。

カテゴリー3・4では在留期間が1年で出やすい

技人国の在留期間は5年、3年、1年、3月のいずれかですが、初回申請でいきなり5年が出るのは、カテゴリー1・2の企業に雇用される場合がほとんどです。カテゴリー3・4では1年が出るのが標準的で、事業の安定性が確認できるにつれて3年、5年と延びていく流れになります。

在留期間が1年だと、毎年就労ビザの更新手続きが必要になり、企業側の管理コストが積み上がります。外国人本人にとっても、住宅ローンの審査や配偶者の呼び寄せで不利に働く場面があります。（在留期間が1年か3年かで、本人の生活設計はかなり変わります。ここは軽視できません）

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カテゴリーを証明する書類は受付印か電子申告の受信通知が必須

カテゴリー2・3で提出する法定調書合計表の写しには、税務署が受理したことを示す証跡が必ず必要です。ここを落として補正になる企業が非常に多いポイントです。

紙で提出した場合は税務署の受付印がある控えを使う

窓口や郵送で提出した場合、税務署の収受日付印が押された控えの写しを提出します。控えを保管していない、印が押されていないという場合は税務署に閲覧・再交付を相談することになりますが、時間がかかります。申請を計画した時点で控えの所在を確認しておいてください。

e-Taxで提出した場合は受信通知の画面を印刷して添付する

電子申告を利用している企業は、e-Taxのメッセージボックスに届く「受信通知（メール詳細）」を印刷し、法定調書合計表の内容とセットで提出します。受信通知には受付日時と受付番号が記載されており、これが受付印の代わりになります。

なお、グループ会社の上場をもって自社をカテゴリー1として申請してくる例がありますが、上場しているのが親会社で、雇用主である子会社が非上場であれば、子会社は上場企業として扱われません。雇用契約の当事者がどの法人かで判断します。

新設企業はカテゴリー4から1年でカテゴリー3へ移行できる

カテゴリーは固定ではありません。新設企業が最短でカテゴリーを上げていく流れは以下のとおりです。

最短の切り替えタイミングは翌年2月以降の申請

設立初年度に外国人を雇用した企業でも、翌年1月31日までに法定調書合計表を提出すれば、その後の申請からはカテゴリー3として扱われます。つまり、2月以降に更新申請や新たな採用の申請を行えば、事業計画書の提出が不要になるということです。1年目に採用した人材の在留期間が1年で出ている場合、更新のタイミングはちょうど設立から1年前後になります。ここでカテゴリー3として申請できれば、決算文書という実績ベースの資料で説明できるため、在留期間が3年へ延びる可能性も出てきます。（申請を1か月ずらすだけで書類の負担が変わるので、戦略的に考える価値があります）

カテゴリー2への引き上げはオンライン申請の利用申出が現実的なルート

源泉徴収税額1,000万円という水準は、中小企業にとって簡単な数字ではありません。そのため実務では、所属機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理局に在留申請オンラインシステムの利用申出を行い、承認を得るルートを検討します。外国人の雇用が継続的に発生する企業であれば、この手続きを一度済ませておくことで以後の書類準備が大幅に軽くなります。外国人雇用の管理体制全般は外国人雇用の手続き完全ガイドで整理しています。

カテゴリー4の企業が申請を通すために準備段階で押さえるべき点

カテゴリー4は不利な区分ですが、許可が出ないわけではありません。実際、新設企業からの申請で許可が出ているケースは多数あります。押さえるべきは以下の点です。

• 事業計画書は3年分程度の数値計画を作り、売上根拠となる取引先や契約見込みを具体的に示す
• 雇用契約書の職務内容を具体的に記載し、申請人の専攻・職歴との関連性が読み取れる状態にする
• 給与額は同種業務に従事する日本人従業員と同等以上に設定し、地域相場からも説明できる水準にする
• 事業所は独立した執務空間を確保し、外観・内観の写真と賃貸借契約書を準備しておく
• 給与支払事務所等の開設届出書、社会保険の適用事業所となったことを示す資料を揃える
• 会社案内やウェブサイトを整備し、事業実態が第三者から確認できるようにする

不許可になりやすいのは事業の継続性が説明できないケース

カテゴリー4での不許可理由として実務でよく見るのは、事業計画の数字と実態の乖離です。売上見込みが根拠なく積み上げられている、人件費を支払える現預金の裏づけがない、代表者の経歴と事業内容が結びつかないといったパターンです。

もう一つ多いのが、職務内容が技人国の活動範囲から外れているケースです。飲食店や小売店を新設して外国人を採用する場合、店舗での接客や調理が業務の中心になると技人国では許可が出ません。本社機能での翻訳・海外取引・マーケティングなど、専門性のある業務が主たる職務であることを契約書と業務説明書で示す必要があります。

日本にいる留学生を採用する場合は在留資格変更許可申請となりますが、カテゴリーの考え方は同じです。カテゴリー4の企業が新卒外国人を採用するときは、卒業前の12月から1月には申請しておかないと4月入社に間に合いません。

許可後は所属機関に関する届出を14日以内に行う

技人国をはじめとする就労系在留資格では、所属機関の名称変更・所在地変更・消滅、契約の終了や新たな契約の締結があった場合、外国人本人が14日以内に届け出る義務があります（出典 出入国在留管理庁「所属（契約）機関に関する届出」）。届出漏れは更新審査でマイナスに働くため、企業側でも従業員の届出状況を把握しておくべきです。

最後に

入管のカテゴリー1〜4は、所属機関の規模と納税実績で決まる4段階の区分です。判定の起点は前年分の法定調書合計表であり、上場企業や公的機関はカテゴリー1、源泉徴収税額1,000万円以上またはオンラインシステムの利用申出承認機関はカテゴリー2、法定調書合計表を提出済みの機関はカテゴリー3、それ以外はカテゴリー4です。カテゴリーが低いほど提出書類は増え、審査期間も長くなりますが、新設企業でも翌年の法定調書合計表提出によってカテゴリー3へ移行できます。自社の区分を正確に把握し、必要な書類を過不足なく揃えることが許可への最短ルートです。

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