留学生を4月入社の新卒として採用する場合、在留資格の変更申請は入社前年の12月1日から1月末までに出すのが基準です。出入国在留管理庁がこの期間での申請を案内しており、2月以降にずれ込むと入社日までに許可が出ないケースが増えます。この記事では、採用する企業側の目線で、内定から4月入社までに社内で何をいつ進めるか、卒業できなかったときや許可が間に合わないときの扱い、企業が用意する書類を整理しました。
目次
留学生の新卒採用は12月1日から1月末の在留資格変更申請が基準になる
留学生は在留資格「留学」のままでは正社員として働けません。入社前に「技術・人文知識・国際業務」（通称、技人国）などの就労系の在留資格へ変更し、許可を受けておく必要があります。手続きの名称は在留資格変更許可申請で、申請人は留学生本人ですが、書類の半分以上は採用する企業が用意します。
入管は4月就労向けの申請期間を12月1日から1月末と案内している
出入国在留管理庁は、例年1月から3月に4月就労を目的とした申請が集中するため、4月からの就労を希望する場合は12月1日から1月末までに申請するよう求めています。あわせて、書類の不足や確認が必要な内容があれば、希望の期日までに審査が終わらない場合があるとも明記しています（出典 出入国在留管理庁「在留資格「留学」から就労資格への変更申請を予定されている皆様へ」）。
2027年4月入社の採用であれば、2026年12月1日から2027年1月末が申請の目安です。ただし申請先の地方出入国在留管理局が独自に受付時期を案内している場合は、そちらが優先されます。東京・大阪・名古屋など留学生の多い局では、毎年11月ごろに案内が出るので、採用担当者は秋のうちに管轄局のページを確認しておくと段取りが組みやすくなります。
審査には1〜2か月かかり、繁忙期はさらに延びる
私が対応してきたケースでは、12月中に出した申請はおおむね1か月前後、1月後半に出した申請は1か月半から2か月で結果が出ています。2月以降の申請は3月末ぎりぎりになることが多く、追加資料を求められると4月1日に間に合いません。審査期間の目安や長引く原因は入管の審査期間の記事で詳しく扱っています。（毎年2月に「まだ申請していないが間に合うか」という相談が来ますが、正直なところ、その時点では間に合わない前提で入社日の調整も並行して進めるようお伝えしています）
在留期限が1月31日以前の学生は先に「留学」の更新が必要
見落としやすいのが、留学生本人の在留期限です。入管の案内では、「留学」の在留期限が1月31日以前で、その後も学校に通う場合は、変更申請ではなく「留学」の在留期間更新許可申請を先に行うよう求めています。12月の時点で期限が近い学生にいきなり変更申請を出させると、手続きの順番が逆になってしまいます。内定を出した段階で、在留カードの在留期間の満了日を必ず確認してください。
内定から4月入社までの段取りは申請日から逆算して組む
4月入社の新卒採用で、企業側と留学生本人が各時期に進めることを一覧にしました。12月1日に申請を出せる状態にしておくことを起点に、11月までの準備を逆算するのが現実的な組み方です。
| 時期 | 企業側の作業 | 留学生本人の作業 |
|---|---|---|
| 6月〜10月 | 内定。配属予定の職務内容と本人の専攻を照合する | 内定承諾。在留期限とアルバイト時間の確認 |
| 10月〜11月 | 雇用契約書、登記事項証明書、法定調書合計表などを準備 | 卒業見込み証明書・成績証明書を学校に請求 |
| 12月〜1月末 | 職務内容の説明書を作成し、申請に同席または取次を手配 | 在留資格変更許可申請を提出 |
| 2月〜3月 | 追加資料の求めに対応。結果が遅い場合は入社日の調整を検討 | 卒業確定。卒業証明書を取得 |
| 3月下旬〜4月 | 新しい在留カードを確認して入社。雇用保険の手続きと外国人雇用状況の届出 | 許可後に新しい在留カードを受領 |
内定の時点で職務内容と専攻のつながりを確認しておく
申請の結果に最も影響するのは、内定を出す段階での確認です。技人国は、大学や専門学校で学んだ内容と入社後の業務に関連があることが前提の在留資格です。採用が決まってから「この業務で通るのか」を確認すると、配属先を変える余地がほとんど残っていません。面接の段階で成績証明書を出してもらい、履修科目と予定業務を突き合わせておくと、後の申請書類も書きやすくなります。技人国で認められる業務の範囲は技術・人文知識・国際業務の解説記事にまとめています。
11月中に会社側の書類を揃えておく
会社の登記事項証明書や前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表は、総務や経理の担当者に頼む書類です。12月に入ると年末調整の作業と重なり、社内で後回しにされがちです。11月中に人事の手元へ集めておけば、学生側の書類が揃った日にそのまま申請できます。日本で発行される証明書は発行から3か月以内のものを求められるので、早く取りすぎると12月の申請時には使えても、再申請になったときに取り直しが発生する点は覚えておいてください。
秋入社の場合も入社の4か月前から準備を始める
9月卒業の留学生を10月に採用するケースもあります。入管が4月入社ほど明確な申請期間を示しているわけではありませんが、実務上は入社日の3か月前には申請を出し、その1か月前から書類集めを始める進め方で間に合わせています。夏は春ほど申請が集中しないため、審査は比較的早く終わる傾向があります。
卒業見込みのまま申請でき、卒業証明書は許可の段階で提出する
在留資格変更の申請は、卒業前の「卒業見込み」の状態で受け付けてもらえます。申請時には学校が発行する卒業見込み証明書を添付し、卒業が確定したあとに卒業証明書（または学位記の写し）を提出する流れです。実務上は、審査が終わると入管から通知が届き、本人が新しい在留カードを受け取りに行く際に卒業証明書の提示や提出を求められるのが一般的な運用です。
卒業証明書の発行日を学校に確認しておく
大学や専門学校によっては、卒業証明書の発行が卒業式の当日以降になります。3月20日前後が卒業式の学校だと、在留カードの受け取りは早くても3月下旬です。4月1日の入社に向けて余裕がある日程とはいえないので、学校の証明書発行日と入社日の関係は、内定者本人にも早めに確認してもらってください。
大学卒業予定者は2025年12月から書類の一部を省略できる
2025年12月1日から、「留学」から技人国または「研究」への変更申請に限り、日本の大学（大学院・短期大学を含む）を卒業予定の方などは、会社のカテゴリーにかかわらずカテゴリー2の企業と同様に書類を省略できるようになりました。対象は、日本の大学卒業（予定）者、一定の世界大学ランキングに入る海外大学の卒業者、そして「留学」から就労資格に変更した社員を現に受け入れ、その社員が1回以上更新許可を受けている企業での就労です。省略を希望する場合は所定の説明書を添付する必要があり、派遣形態での雇用は対象外です（出典は前掲の出入国在留管理庁の案内）。
専門学校の卒業予定者は、この省略の対象に入っていません。専門学校卒の留学生を初めて採用する中小企業は、従来どおりカテゴリーに応じた書類を一式出すことになります。（省略できると聞いて決算書を準備していなかった会社が、審査の途中で提出を求められた例もあります。省略はあくまで「出さなくてよい書類が増える」制度で、審査が甘くなるわけではありません）
卒業できなかった場合は内定どおりの在留資格は許可されない
技人国の許可は、大学や専門学校を卒業していることが前提です。卒業見込みで申請していても、単位不足で卒業できなければ要件を満たさなくなり、許可は出ません。申請の段階で問題がなかったとしても、最終的な卒業の確認ができなければ在留カードは受け取れないと考えてください。
留年が決まったらすぐに入管と本人の在留状況を整理する
3月に卒業できないことが分かった場合、まず本人から入管に連絡し、変更申請の扱いを相談します。審査中であれば申請を取り下げ、学校に残るなら「留学」の在留期間更新を行うのが通常の流れです。企業側は内定を取り消すか、翌年度の入社または秋入社に切り替えるかを判断します。内定を維持する場合でも、在学中は資格外活動許可の範囲（原則週28時間以内）でしか働かせられません。
専門学校の「専門士」が取れないと要件そのものを満たさない
専門学校卒の留学生が技人国を取るには、専門士の称号を得ていることが必要です。出席率が低く卒業が危うい学生、必要な時間数を満たせていない学生は、この称号が付与されずに要件を外れることがあります。私が対応してきたケースでは、出席率が8割を切っている専門学校生は卒業後の変更申請でも出席状況について説明を求められることが多く、内定前に学校の出席証明を確認しておく企業ほどトラブルが少ない印象です。
卒業できなかった事実を伏せたまま在留カードを受け取ろうとしたり、卒業見込みの書類で就労を始めさせたりすると、虚偽申請や不法就労の問題になります。分かった時点で入管と学校に連絡し、手続きを正しい順序に戻してください。
入社日までに許可が出ないときは入社日を後ろ倒しにして待つ
4月1日になっても許可が出ていない場合、その留学生を正社員として働かせることはできません。入社日を許可の後にずらし、在留カードの在留資格が技人国に変わったことを確認してから勤務を始めてもらいます。
許可前に働かせると企業側が不法就労助長罪に問われる
「申請中だから大丈夫」「入社式と研修だけなら問題ない」と考える担当者は少なくありません。しかし、給与を払ってフルタイムの研修や業務に就かせれば、許可前の就労にあたります。働かせた企業は不法就労助長罪の対象となり、本人も変更申請で不利な扱いを受けます。罰則の内容は不法就労・不法滞在のリスクと罰則の記事を参照してください。入社式への参加のような就労にあたらない行事と、給与が発生する研修は分けて扱うのが安全です。
審査中は在留期限を過ぎても一定期間は日本に残れる
在留期限が切れる前に変更申請を出していれば、審査中に期限を迎えても、結果が出るまで（期限から最長2か月）は引き続き在留できます。いわゆる特例期間です。ただし、この期間に認められるのは在留だけで、就労は従来の資格外活動許可の範囲に限られます。卒業後は学生ではなくなるため、資格外活動許可によるアルバイトもできなくなる点に注意が必要です。入社が5月にずれると、本人が1か月以上無収入になる場合があるため、企業から生活面の相談に乗る場面も出てきます。
卒業から入社まで間が空くなら内定者向けの特定活動を使う
卒業から入社までの期間が長い場合は、在留資格「特定活動」の内定者向けの制度が使えます。大学や専門学校の在学中または卒業後に内定を得た留学生が、採用まで日本に滞在するための在留資格で、内定後1年以内かつ卒業後1年6か月以内に採用されることなどが要件です。申請には内定先企業の情報（企業名、勤務場所、事業内容、給与額、職務内容など）を記載した資料、採用内定の事実と内定日を確認できる資料、企業が内定者と連絡を取り続けることなどを約束する誓約書が必要です（出典 出入国在留管理庁「大学又は専門学校の在学中又は卒業後に就職先が内定し採用までの滞在を希望する場合」）。
この特定活動はあくまで採用までの待機用で、入社日が近づいたら改めて技人国への変更申請が必要です。手続きが2回になるため、4月入社であれば最初から12月〜1月に技人国の変更を出すほうが、企業にとっても本人にとっても負担は軽くなります。（待機用の特定活動は、10月入社に切り替えた留学生や、卒業後に内定が出た既卒者で使う場面が多い制度です）
企業が用意する書類は所属機関のカテゴリーで量が変わる
技人国への変更申請で企業が出す書類は、入管が会社の規模で分けている「カテゴリー1〜4」によって大きく変わります。前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表で、源泉徴収税額が1,000万円以上ならカテゴリー2、1,000万円未満で合計表を提出済みならカテゴリー3、設立1年目で合計表がまだない会社はカテゴリー4という区分けが基本です。判定方法は所属機関のカテゴリーの記事で詳しく解説しています。
| 区分 | 主な対象 | 企業が用意する主な書類 |
|---|---|---|
| カテゴリー1 | 上場企業、保険業を営む相互会社など | 四季報の写しや上場を証明する書類。その他は原則不要 |
| カテゴリー2 | 源泉徴収税額1,000万円以上の会社など | 法定調書合計表の写し。その他は原則不要 |
| カテゴリー3 | 上記以外で法定調書合計表を提出している会社 | 法定調書合計表、雇用契約書、登記事項証明書、直近の決算書、会社案内 |
| カテゴリー4 | 設立間もない会社、個人事業主など | カテゴリー3の書類に加え、事業計画書、給与支払事務所等の開設届出書の写しなど |
職務内容の説明書が審査の中心になる
カテゴリーにかかわらず、新卒の留学生の申請で結果を左右するのは、本人が入社後に何をするのかを説明する書類です。雇用契約書の「業務内容」欄に「総合職」「営業全般」としか書かれていないと、入管は技人国にあたる業務かどうかを判断できません。配属部署、1日の業務の内訳、使う言語や専門知識、日本人社員との役割の違いまで書いた説明書を添えると、追加資料を求められる回数が減ります。書き方の考え方は申請理由書の書き方の記事が参考になります。
設立間もない会社や赤字の会社は事業の継続性を書面で示す
設立1年ほどの会社や、今期が赤字の会社でも、留学生の新卒採用は可能です。ただし、入管は給与を継続して払える会社かどうかを見るため、事業計画書や取引先との契約書、今後の売上見込みなどで経営の安定性を補う必要があります。私が対応してきたケースでは、設立2年目の貿易会社が英語のできる留学生を初めて採用した際、取引先との基本契約書と月次の売上推移を添えたことで、追加資料なしで許可が出ています。（赤字そのものより、赤字の理由と立て直しの見通しが書かれていないことの方が問題になります）
新卒留学生の不許可は職務内容と専攻のずれで起きることが多い
新卒留学生の変更申請で不許可になる理由は、ある程度パターンが決まっています。企業側で防げるものと、本人の在留状況に起因するものに分けて押さえておくと、内定時のチェックがしやすくなります。
- 学校で学んだ内容と配属予定の業務に関連が認められない
- 入社後の業務の大半が接客や製造ラインなど現場作業と判断される
- 入社後の研修期間が長く、その内容が現場作業中心になっている
- 日本人の新卒社員より給与が低く設定されている
- 在学中のアルバイトが週28時間の上限を超えていた
専門学校卒は専攻と業務の関連を大学卒より厳しく見られる
大学卒の場合は、専攻と業務の関連性が比較的広く解釈されます。一方で専門学校卒は、学んだ科目と業務が直接結びついていることが求められます。ホテル・観光系の専門学校を出た留学生をフロントと通訳で採用するケースは通りやすく、同じ学生を調理補助や清掃中心の業務に配属する計画では不許可になりやすくなります。本人目線での注意点は留学ビザから就労ビザへの切替方法の記事で解説しているので、内定者に共有するとよいでしょう。
研修期間の長さと内容は申請前に見直しておく
入社後に店舗や工場での現場研修を設けている会社は多く、日本人の新卒と同じ研修計画を留学生にも適用しがちです。入管は、研修が技人国にあたらない業務を長期間続ける内容になっていないかを確認します。研修期間、研修後の配属先、日本人社員も同じ研修を受けていることを書面で示し、研修が終われば専門的な業務に就く道筋を説明できるようにしておくと安全です。研修期間が何か月なら問題ないという一律の線は示されておらず、計画の中身で個別に判断されます。
アルバイトの時間超過は内定前に本人に確認する
在学中のアルバイトが週28時間を超えていた場合、変更申請で不許可になることがあります。入管は課税証明書などで前年の収入を確認するため、本人が申告しなくても把握されます。企業側で過去の就労を変えることはできませんが、内定前に本人に前年の収入額を聞いておけば、リスクの高い候補者を早い段階で把握できます。（年収が200万円を超えている留学生は、面接で必ずアルバイトの掛け持ち状況を聞くようにしています）
社内で進める作業と行政書士に任せると早い作業を分ける
新卒留学生の採用で企業がつまずくのは、申請の作業そのものより、社内の複数部署の書類を期限内に集める調整です。社内でしかできない作業と、外部の専門家に任せた方が早く終わる作業を最初に分けておくと、12月の申請に間に合わせやすくなります。
社内で進めるのは内定者情報の管理と会社書類の準備
内定者ごとの在留期限、卒業予定日、専攻、アルバイト状況の把握は、人事が直接本人とやり取りしながら進めるのが確実です。登記事項証明書や法定調書合計表、決算書の準備も社内の作業になります。入社後は、雇用保険の資格取得届に在留資格などを記載して提出すれば外国人雇用状況の届出を兼ねられ、期限は雇入れの翌月10日です。雇用保険の被保険者にならない場合は外国人雇用状況届出書を翌月末日までに出します。届出を怠ったり虚偽の届出をしたりすると30万円以下の罰金の対象になります（出典 厚生労働省「外国人雇用状況の届出」について）。様式の書き方は外国人雇用状況届出書の書き方の記事にまとめています。
行政書士に任せると早いのは説明書の作成と入管とのやり取り
職務内容の説明書や採用理由書の作成、専攻との関連性の整理、追加資料への対応は、申請実務に慣れた行政書士に任せると時間を大きく短縮できます。申請取次の資格を持つ行政書士が申請すれば、留学生本人が平日に授業を休んで入管へ行く必要もありません。複数名を同時に採用する会社では、1人ずつ社内で申請するより、まとめて依頼した方が書類の共通部分を使い回せる分、準備期間が短くなります。
申請手数料にも変更があります。出入国在留管理庁は2026年10月1日から在留資格変更と在留期間更新の手数料を、許可される在留期間の区分に応じた額に改定しました。9月30日までに受け付けた申請は旧額のままで、10月1日以後の申請から新しい額が適用されます（出典 出入国在留管理庁「令和8年10月1日付け在留許可手数料の額の改定等について」）。この冬に申請する新卒採用はすべて新しい手数料の対象になるので、採用予算を組む際は最新の額を確認してください。
最後に
留学生を4月入社の新卒で採用するなら、在留資格の変更申請は12月1日から1月末までに出すのが基準です。そのためには、内定の段階で専攻と職務内容のつながりと在留期限を確認し、11月中に会社側の書類を揃えておく必要があります。卒業できなかった場合は許可が出ず、入社日までに結果が出なければ入社を後ろ倒しにするしかありません。許可前に働かせると企業側の責任が問われるため、スケジュールに余裕を持たせることが一番の対策です。
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