外国人社員が退職したとき、会社が必ず出す届出はハローワークへの外国人雇用状況届出です。雇用保険に入っていた社員なら、資格喪失届に在留カードの情報を書いて10日以内に出せば済みます。一方で、入管への届出は退職した本人の義務で、特定技能の社員だけは会社からも入管へ届け出ます。この記事では、外国人の退職で会社がする手続きを届出先ごとに分け、退職後に本人の在留資格がどうなるか、特定技能の場合に何が増えるかまで、実務の順番で整理します。
目次
外国人社員の退職で会社が出す届出はハローワークへの1本が基本
外国人社員の退職で会社がする手続きは、届出先と届出をする人で3つに分かれます。全体像は次のとおりです。
| 届出 | 届け出る人 | 届出先 | 期限 |
|---|---|---|---|
| 外国人雇用状況届出（離職） | 会社 | ハローワーク | 雇用保険の被保険者は離職の翌日から10日以内、それ以外は翌月末日まで |
| 所属機関（契約機関）に関する届出 | 外国人本人 | 出入国在留管理庁 | 退職した日から14日以内 |
| 特定技能雇用契約に係る届出（終了） | 会社（特定技能の場合のみ） | 出入国在留管理庁 | 契約が終了した日から14日以内 |
技術・人文知識・国際業務（技人国）や技能、永住者などの社員であれば、会社が出すのはハローワークへの届出だけです。特定技能の社員が辞める場合だけ、会社から入管への届出が加わります。
雇用保険に入っていた社員は資格喪失届で届出が済む
週20時間以上で31日以上の雇用見込みがある社員は、正社員かどうかにかかわらず雇用保険の被保険者です。この場合、雇用保険被保険者資格喪失届に在留資格や在留カード番号を書いて出せば、外国人雇用状況届出をしたことになります。期限は離職の翌日から起算して10日以内で、日本人社員の喪失届と同じ流れで処理できます。
アルバイトなど雇用保険に入っていない人は様式第3号を翌月末までに
週20時間未満の留学生アルバイトなど、雇用保険に入っていない外国人が辞めた場合は、外国人雇用状況届出書（様式第3号）を離職した月の翌月末日までに出します。届出を怠ったり虚偽の内容を届け出たりすると、30万円以下の罰金の対象です（出典 厚生労働省「外国人雇用状況の届出」について）。様式の書き方は外国人雇用状況届出書の書き方の記事にまとめています。
対象外になるのは特別永住者と、在留資格「外交」「公用」の人だけです。永住者や日本人の配偶者等は就労に制限がありませんが、届出の対象には入ります。（永住者は届出不要と思い込んでいる会社は少なくありません）
入管への中長期在留者の受入れに関する届出は多くの会社で不要
入管法には、所属機関が中長期在留者の受入れを終えたときに14日以内に入管へ届け出る仕組みがあります。ただし、外国人雇用状況届出が義務付けられている事業主は、ハローワークに届け出ていれば入管への届出は不要とされています（出典 出入国在留管理庁「所属機関等に関する届出・所属機関による届出Ｑ＆Ａ」）。
外国人を雇用契約で雇っている一般の会社は、ほぼすべてこの除外に当たります。ハローワークと入管の両方に出さなければと考えて二重に手間をかけている担当者もいますが、雇用している社員についてはハローワーク側の1本で足ります。
入管への届出が関係するのは雇用関係にない受入れ
入管への受入れ届出が関係してくるのは、雇用契約を結ばずに外国人役員を受け入れている場合など、外国人雇用状況届出の対象にならないケースです。この届出は出さなくても刑罰はありませんが、出していないと、その外国人の在留期間更新などの審査で事実確認に時間がかかることがあります。迷ったら、相手が雇用保険や外国人雇用状況届出の対象かどうかで判断するのが早いです。
退職した本人は14日以内に入管へ届け出る義務がある
技人国・技能・特定技能・介護などの在留資格で働く外国人は、会社を辞めた日から14日以内に、本人が入管へ「契約機関に関する届出」を出す必要があります。届出をしなかったり嘘の届出をしたりした場合の罰則も規定されており、在留の申請で不利に扱われることもあります。
転職先が決まっている場合は、前の会社との契約終了と新しい会社との契約締結を1枚の届出書でまとめて届け出られます。退職日より前に出しておくことはできず、届出事由の発生日が未来の日付になっている届出は受け付けられません。
本人の義務でも会社が声をかけないと漏れやすい
この届出は本人の義務で、会社が代わりに出すものではありません。それでも、退職の面談で一言伝えておくだけで漏れはかなり減ります。私が対応してきたケースでは、次の会社で更新申請をするときに初めて前職の届出漏れに気づく方が何人もいました。届出の履歴は入管側に残っているため、漏れがあると更新の審査で説明を求められます。（本人も「会社がやってくれたと思っていた」と話すことが多いです）
オンライン・窓口・郵送のどれでも出せる
届出は出入国在留管理庁の電子届出システムを使えば24時間オンラインで出せます。窓口に持参する場合は在留カードを提示し、郵送の場合は届出書と在留カードの写しを送ります。社内で退職者向けの案内文を1枚用意しておき、届出システムの使い方と期限を書いて渡しておくと、担当者が毎回説明する手間が省けます。
本人の届出と会社のハローワークへの届出は、根拠になる法律も届出先も別です。片方を出したからもう片方は不要という関係にはなりません。
退職後3か月以上仕事をしないと在留資格が取り消される可能性がある
退職しても、在留カードに書かれた在留期限まではすぐに在留資格が失われるわけではありません。ただし、技人国や特定技能など就労系の在留資格を持つ人が、その在留資格に応じた活動を正当な理由なく継続して3か月以上行っていない場合、在留資格を取り消されることがあります（出典 出入国在留管理庁「在留資格の取消し（入管法第22条の４）」）。
在留期限が2年残っていても安心はできない
3年の在留期間をもらった社員が1年目で退職した場合、在留期限は2年近く残っています。それでも、その2年間を仕事をせずに日本で過ごしてよいわけではありません。取消しは3か月が過ぎた時点で自動的に起きるものではなく、入管が事情を聞く手続きを経て判断されます。取り消された場合は最長30日の出国期間が指定され、その間に出国することになります。
具体的な就職活動をしていれば正当な理由として扱われる余地がある
実務上、退職後に求人へ応募したり面接を受けたりしている人は、活動をしていないことに正当な理由があると判断される余地があります。逆に、退職後に何もせず半年過ごしていたという事情は説明が難しくなります。正当な理由に当たるかどうかは個別に判断されるため、応募履歴や面接の記録は本人に残しておいてもらうのが安全です。（「在留期限まではいられる」という誤解がいちばん多いです）
会社から退職者に伝えておきたい3つの道
| 退職後の予定 | 本人がすること | 会社が協力できること |
|---|---|---|
| 同じ職種で転職する | 入管へ契約終了と新規契約の届出。必要なら就労資格証明書を申請 | 退職証明書に担当業務を具体的に書く |
| 別の職種や在留資格に移る | 在留資格変更許可申請 | 在職中の業務内容が分かる書類を渡す |
| 帰国する | 出国前に住民税・年金の手続き | 住民税の一括徴収、年金の脱退一時金の案内 |
転職先での在留手続きの流れは外国人が転職する際のビザ手続きで詳しく扱っています。取消しの対象になる他のケースは在留資格が取り消される6つのケースと対処法にまとめています。
退職証明書は次の就職先でのビザ手続きに使われる
外国人社員から退職証明書を求められたら、会社は遅滞なく交付する必要があります（労働基準法第22条）。日本人社員の場合と同じ義務ですが、外国人社員にとっては転職先での在留手続きに使う書類なので、求められる頻度は高めです。
担当業務を具体的に書くと転職先の審査で役に立つ
転職先が「この人は今の在留資格のまま働けるか」を確認するために、本人が就労資格証明書（その外国人が行える就労活動を入管が証明する書類）を申請することがあります。このとき前職の業務内容を説明する資料として退職証明書が使われます。「営業事務」とだけ書くより、「海外取引先との英文メール対応、輸出書類の作成」のように書いてあるほうが、技人国の業務に当たるかどうかを入管が判断しやすくなります。就労資格証明書の仕組みは就労資格証明書とは？の記事を参照してください。
退職時に渡す書類は日本人社員とほぼ同じ
- 退職証明書（請求があった場合）
- 源泉徴収票
- 雇用保険の離職票（本人が希望する場合）
- 健康保険の資格喪失に関する案内
帰国する社員の場合、住民税は最後の給与から残額をまとめて徴収するか、本人に納税管理人を決めてもらう必要があります。年金の脱退一時金は出国後に本人が請求する制度なので、制度があることだけでも伝えておくと退職後の問い合わせが減ります。
特定技能外国人の退職は会社から入管への随時届出が必要
特定技能の社員が辞める場合、会社は特定技能所属機関として、雇用契約の終了を入管に届け出る義務があります。期限は契約が終了した日から14日以内で、終了した年月日と終了の事由を届け出ます（出典 出入国在留管理庁「特定技能所属機関による特定技能雇用契約に係る届出」）。ハローワークへの外国人雇用状況届出も別途必要で、特定技能の場合だけ会社の届出が2本になります。
自己都合退職などは受入れ困難に係る届出も併せて出す
契約期間の満了以外の理由で契約が終わるときは、受入れ困難に係る届出もあわせて提出します。本人から退職の申し出があった段階で、まだ契約が終わっていなければ、受入れ困難に係る届出を先に出しておく流れです。実務上は、退職の申し出を受けた日と最終出勤日がずれることが多いため、どちらの日付を基準に何を出すかを最初に決めておくと混乱しません。
会社都合で契約を終える場合は転職先探しの支援も必要
人員整理など会社側の事情で特定技能の社員との契約を終える場合、支援計画に沿って転職先探しの支援を行う必要があります。登録支援機関に支援を委託している会社は、退職が決まった時点で登録支援機関に連絡し、届出をどちらが作るかを確認しておきます。登録支援機関の役割は登録支援機関とは？で、特定技能の社員が転職するときの本人側の手続きは特定技能外国人は転職できる？で詳しく扱っています。
特定技能の随時届出は、出し忘れると受入れ機関としての適格性の審査に響きます。他の特定技能社員の更新や新規の受入れ申請のときに、過去の届出状況まで確認されるからです。（届出の書式そのものは数枚ですが、期限管理のほうが難しい手続きです）
退職手続きで多い失敗は届出漏れと日付の食い違い
私が対応してきたケースで多かった失敗は、大きく2つです。
1つ目は、アルバイトの留学生が辞めたときの届出漏れです。雇用保険に入っていない分、喪失届の流れに乗らず、様式第3号を出し忘れたまま次の採用に進んでしまうパターンです。飲食店や介護施設のように学生アルバイトの入れ替わりが多い職場ほど起きやすく、退職者リストとハローワークへの届出を月末に突き合わせるだけで防げます。
2つ目は、会社の届出と本人の届出で退職日がずれているケースです。会社は最終出勤日で、本人は有給消化が終わった日で届け出ていたという例がありました。どちらかが誤りというより、社内で退職日を本人と共有していなかったことが原因です。届出に使う退職日は、雇用契約が終わる日として退職届の受理時に本人と確認しておきます。
どちらの失敗も、次の在留期間更新や、別の外国人社員の申請のときに説明を求められる形で表に出ます。設立間もない会社や事業を引き継いだばかりの会社は、更新のたびに提出資料が多くなりがちなので、届出の記録は早めに整えておくほうが後の申請が楽になります。
社内でやることと行政書士に任せると早いことを分ける
外国人社員の退職手続きのうち、ハローワークへの届出や退職証明書の発行は、日本人社員の退職と同じ流れの中で社内で処理できます。行政書士に任せると早いのは、入管が関わる手続きと、在留資格の判断が必要な場面です。
| 手続き | 社内で処理 | 行政書士に任せると早い |
|---|---|---|
| ハローワークへの外国人雇用状況届出 | ○ | ― |
| 退職証明書・源泉徴収票の発行 | ○ | 業務内容の書き方の確認 |
| 本人の入管への届出の案内 | ○ | 多言語での案内文の作成 |
| 特定技能の随時届出 | 件数が少なければ可 | 受入れ困難届出との組み合わせ、期限管理 |
| 後任の外国人採用の在留資格申請 | ― | ○ |
| 過去の届出漏れが見つかった場合の対応 | ― | ○ |
退職のタイミングは、後任の外国人を採用する準備と重なることがよくあります。辞めた社員の届出を整理しながら、次に採用する人の在留資格の申請を並行で進めると、空白期間を短くできます。採用時の手続き全体は外国人雇用の手続き完全ガイドにまとめています。
最後に
外国人社員が退職したとき、会社がする届出はハローワークへの外国人雇用状況届出が基本で、雇用保険に入っていた社員なら資格喪失届で済みます。入管への届出は本人の義務ですが、14日以内という期限と、退職後3か月以上仕事をしないと在留資格を取り消されることがある点は、会社から伝えておくと本人の次の手続きがスムーズになります。特定技能の社員だけは、会社から入管への随時届出が加わるため、退職の申し出を受けた時点で日付と届出の段取りを決めておくのが確実です。
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