外国人社員の在留期限を会社で管理する方法｜更新時期・特例期間・管理台帳の作り方

外国人社員の在留期限は、本人任せにせず会社が台帳で管理するのが基本です。更新申請は満了日の3か月前から出せるので、会社側は4か月前に動き出せば余裕を持って間に合います。万一期限が切れたまま働かせると、本人はオーバーステイ、会社は不法就労助長罪の対象になります。この記事では、更新のスケジュール、特例期間の正しい扱い、管理台帳に入れる項目、担当者が替わっても漏れない社内ルールまで、企業の人事担当者向けにまとめました。

外国人社員の在留期限は会社が台帳で一元管理する

在留期限の管理で最初に決めることは「誰が満了日を把握しているか」です。私が対応してきたケースでは、更新漏れの大半が「本人が自分でやると思っていた」「前任の担当者が覚えていた」という思い込みから起きています。法律上、更新申請をするのは外国人本人ですが、期限が切れたあとに働かせ続けた責任は会社にも及びます。

本人任せにすると更新漏れが起きやすい

外国人社員の多くは日本の役所手続きに慣れておらず、在留カードの満了日を正確に覚えていない方も珍しくありません。特に在留期間が「1年」の社員は毎年更新が来るため、前回の更新から気が緩んだころに期限を迎えます。（3年や5年の許可が出ている社員ほど、次の満了日を本人も会社も忘れているものです）

在留期間の長さは会社の規模や本人の在留歴によって変わります。同じ会社の中でも1年の社員と3年の社員が混在するのが普通なので、社員ごとに満了日を控えておく必要があります。

確認するのは在留カードの4項目

出入国在留管理庁は、外国人を雇用する事業主に対し、在留カードの顔写真で本人確認をしたうえで、在留資格、在留期間の満了の日、就労制限の有無、資格外活動許可の有無を確認するよう求めています（出典 出入国在留管理庁「外国人の適正な雇用にご協力ください」）。期限管理で台帳に写すのは、このうち在留期間の満了日と在留資格の2つが中心です。カードの見方は在留カードの見方と記載内容の記事にまとめています。

在留期間の更新申請は満了日の3か月前から出せる

更新申請の受付開始は、在留期間が6か月以上ある人なら満了日の3か月前からです。出入国在留管理庁の案内では、申請期間は「在留期間の満了する日以前」とされ、6か月以上の在留期間を持つ人は満了の3か月前から受け付けると明記されています（出典 出入国在留管理庁「在留期間更新許可申請」）。

会社の準備は満了日の4か月前に始めると間に合う

3か月前に申請するには、その前の1か月で書類をそろえる必要があります。会社側で用意する決算書類や雇用契約書、本人側で用意する住民税の課税・納税証明書は、取り寄せに1〜2週間かかることもあります。実務上は次のスケジュールで回すと、慌てずに済みます。

更新の審査は1か月前後で終わることが多いものの、追加資料を求められると2か月近くかかる場合もあります。審査期間の目安は入管の審査期間の記事を参考にしてください。手続き全体の流れは在留期間更新許可申請の完全ガイドで詳しく扱っています。

2026年10月から更新の手数料が大きく上がった

会社が更新費用を負担している場合は、予算の見直しも必要です。窓口申請の手数料は、許可される在留期間に応じて1年なら33,000円、1年超3年未満なら48,000円、3年以上5年未満なら64,000円、5年以上なら75,000円です。2026年9月30日までに受け付けた申請は、改定前の6,000円で納付します（出典 出入国在留管理庁「在留期間更新許可申請」）。オンライン申請の手数料は別に定められています。在留資格のオンライン申請の記事もあわせて確認してください。

満了日までに申請すれば特例期間で最大2か月は働き続けられる

満了日までに更新申請を出していれば、審査中に満了日を過ぎても、すぐにオーバーステイにはなりません。この猶予を「特例期間」と呼びます。

特例期間は「処分の日」か「満了日から2か月」の早いほうまで

出入国在留管理庁の解説では、在留期間の満了日までに更新や変更の処分が出ない場合、処分がされる時か、満了日から2か月が経過する日が終わる時の、いずれか早い時まで、従前の在留資格で在留でき、従前の活動も続けられるとされています（出典 出入国在留管理庁「特例期間とは？」）。つまり、審査中の社員は満了日を過ぎてもそのまま働けます。

満了日を1日でも過ぎた申請には特例期間がつかない

特例期間は「満了日までに申請していること」が前提です。満了日の翌日に申請しても特例期間は使えず、その時点で不法残留の状態になっています。（「特例期間があるから2か月は大丈夫」と誤解している担当者は意外と多いので、社内で説明するときは必ずこの前提を添えてください）

申請中であることは在留カード裏面か受付記録で確かめる

窓口で申請すると、在留カード裏面の「在留期間更新等許可申請欄」に申請中である旨が記載されます。ただしオンライン申請ではこの記載がされません。オンラインで申請した社員については、申請の受付を示す画面やメールの写しを会社でも保管しておくと、満了日を過ぎてから「本当に申請しているのか」を確かめられます。なお、審査の結果が不許可になった場合は特例期間もその時点で終わり、そのまま働かせることはできません。

更新を忘れて期限が切れると会社も不法就労助長罪に問われる

在留期限が切れた人が働くことは不法就労にあたります。本人だけの問題では済まず、雇っている会社にも罰則が及びます。

本人はオーバーステイとなり退去強制の対象になる

満了日までに更新申請をしなかった社員は、翌日から不法残留（オーバーステイ）です。退去強制の手続きに進むと、原則として一定期間は日本に再入国できなくなります。期限切れに気づいた後の対応はオーバーステイになったときの対処の記事で解説しています。会社としては、気づいた時点で働かせるのを止め、すぐに専門家か地方出入国在留管理局に相談することが先決です。

会社は「知らなかった」では済まない

不法就労させた事業主は不法就労助長罪の対象となり、3年以下の拘禁刑・300万円以下の罰金が科されます。外国人が不法就労者であることを知らなかったとしても、在留カードを確認していない等の過失があれば処罰を免れません。さらに令和9年4月1日以降は5年以下の拘禁刑・500万円以下の罰金に引き上げられます。外国人の雇入れや離職についてハローワークへの届出を怠った場合も、30万円以下の罰金の対象です（出典 出入国在留管理庁「外国人の適正な雇用にご協力ください」）。

期限切れが発覚するのは別の手続きのときが多い

私が対応してきたケースでは、期限切れが発覚したきっかけは本人の申告ではなく、社会保険の手続きや住宅の契約更新、別の社員の更新書類の準備でした。ある飲食店では、店長が在留カードの写しを確認したところ満了日が3週間前に過ぎていたことが分かり、その日から勤務を止めて対応にあたりました。（こうなると会社の信用にも響くため、次回以降の更新審査で受入れ体制を細かく見られることもあります）

管理台帳には満了日と「次に動く日」を入れる

台帳はExcelやスプレッドシートで十分です。大事なのは満了日を記録することより、満了日から逆算した「次に動く日」を入れておくことです。最低限、次の項目をそろえます。

社内の締め切りは満了日の2か月前に置く

法律上は満了日までに申請すれば足りますが、社内の締め切りを満了日ぎりぎりに置くと、書類が1つ欠けただけで間に合わなくなります。満了日の2か月前を社内の申請期限にしておけば、本人の帰省や繁忙期と重なっても1か月の余裕が残ります。

特定技能の社員は在留期限以外の期日も同じ台帳で管理する

特定技能の社員がいる会社では、在留期限のほかに定期届出などの期日も発生します。台帳を在留期限専用にせず、届出の期日も同じ表に並べておくと、確認の手間が1回で済みます。

担当者が替わっても漏れない社内ルールは「二人で見る」と「月1回の確認」

台帳を作っても、見る人がいなければ機能しません。担当者の退職や異動で引き継ぎが漏れるケースが最も多いため、次のようなルールを就業規則や社内マニュアルに書いておきます。

• 台帳の主担当と副担当を必ず2名置き、片方が異動するときは後任を決めてから引き継ぐ
• 毎月1回、翌月から4か月以内に満了日を迎える社員を一覧で確認する
• カレンダーやグループウェアに案内日と社内締め切り日のリマインダーを登録する
• 更新が許可されたら、新しい在留カードの両面の写しを取るまで手続き完了としない
• 入社時の手続きチェック表に「台帳への登録」を項目として入れておく

入社と退職のときは別の届出も忘れない

外国人社員の雇入れと離職のときは、会社からハローワークへの外国人雇用状況の届出が必要です。書き方は外国人雇用状況届出書の書き方の記事で解説しています。あわせて、本人には入管への所属機関に関する届出（契約の終了や新たな契約から14日以内）の義務があるため、退職や入社のタイミングで会社から一声かけておくと、次回の更新審査で届出漏れを指摘されるリスクを減らせます。

社内でやることと行政書士に任せると早いことを分ける

在留期限の管理そのものは社内で回せます。一方、申請書類の作成や入管とのやり取りは、慣れていないと時間がかかります。企業担当者の負担を減らすには、次のように分けて考えるのが現実的です。

設立間もない会社や赤字の会社は早めに相談する

実務上は、設立1年ほどの会社、今期赤字の会社、前の会社から事業を引き継いだ会社では、更新の際に事業の継続性や給与の支払い能力を説明する書類を求められることがあります。所属機関のカテゴリーによって提出書類も変わるため、所属機関のカテゴリー1〜4の判定方法を先に確認しておくと準備が早く進みます。こうした会社では、満了日の4か月前より前に専門家へ相談しておくと安心です。（赤字だから不許可になるとは限りませんが、説明の仕方で審査の進み方は変わります）

行政書士に依頼するメリットや費用の考え方はビザ申請を行政書士に依頼するメリットの記事にまとめています。

最後に

外国人社員の在留期限は、満了日の3か月前から更新申請ができ、満了日までに申請していれば特例期間として最大2か月は審査中も働けます。ただし満了日を過ぎてからの申請には特例期間がつかず、そのまま働かせれば会社も不法就労助長罪に問われます。満了日と「次に動く日」を入れた台帳を作り、二人で月1回確認する体制にしておけば、担当者が替わっても更新漏れは防げます。

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